erstellt am 2. Februar 2014 von RA Klaus Karsten

Betriebsprüfung verlangt präzise Kassenbuchhaltung

Fehler in der Kassenführung sind häufiges Thema bei Betriebsprüfungen. Da die formellen Anforderungen an eine einwandfreie Kassenführung hoch sind und dementsprechend immer wieder Fehler auftreten, ist die Kasse routinemäßig Gegenstand von Betriebsprüfungen.

Bilanzierer

Jeder Bilanzierer muss eine Kasse führen, sofern er Bargeschäfte abwickelt. Die baren Geldbewegungen müssen lückenlos in einem Kassenbuch zeitnah und in der richtigen Reihenfolge aufgezeichnet werden. Das Kassenbuch muss so gestaltet sein, dass nachträgliche Änderungen nicht möglich oder zumindest angezeigt werden. Schwärzungen sind nicht zulässig. Fehlerhafte Eintragungen sind so durchzustreichen, dass sie lesbar bleiben. Selbstverständlich müssen Kassenbücher so ausgefüllt werden, dass die Eintragungen dauerhaft sind. Eintragungen mit Bleistift sind z.B. nicht zulässig. Erfolgen bare Geschäftsvorfälle, müssen diese zeitnah, also regelmäßig am Abend des gleichen Tages in das Kassenbuch eingetragen werden.

Jede Eintragung ist mit einem Fremd– oder Eigenbeleg zu ergänzen, der mit einer laufenden Nummer versehen werden muss. Das Finanzamt erwarten, dass der Kassenbestand täglich geprüft wird. Wird das Kassenbuch nicht zeitnah, sondern z.B. erst mit der Vorbereitung der monatlichen Unterlagen ausgefüllt, ist die Kasse nicht korrekt und kann verworfen werden. Die Kasse muss so geführt werden, dass der tatsächliche Bestand an Barmitteln jederzeit dem Bestand laut Kassenbuch entspricht (=Kassensturzfähigkeit). Für jede Kasse ist ein gesondertes Kassenbuch zu führen.

Überschussrechner

Wer nicht bilanzieren muss, muss grundsätzlich auch keine Kasse führen. Wenn ein Überschussrechner jedoch freiwillig eine Kasse führt, dann gelten die gleichen strengen Regeln wie für den Bilanzierer. Beim Überschussrechner reicht es aus, wenn die Bargeschäfte aufgezeichnet und in Kassenberichten zusammen gefasst werden. Diese Berichte enthalten im Gegensatz zum Kassenbuch keinen fortlaufenden Kassenbestand, sondern die tägliche Aufzeichnung der baren Einnahmen und Ausgaben.

Elektronische Kasse

Wer täglich eine Vielzahl von baren Geschäftsvorfällen zu erfassen hat, muss sich in der Regel einer elektronischen Kasse bedienen. Diese hat sämtliche Vorfälle aufzuzeichnen incl. Stornos und etwaiger Ausgaben. Der Z-Bon als Tagesendbon muss zwingend ausgedruckt und den Buchhaltungsunterlagen beigelegt werden. Auch müssen alle technischen Unterlagen für die Kasse aufgehoben werden, so dass das Finanzamt sich in die Kasse einloggen kann.

Betriebsprüfung

Werden durch den Betriebsprüfer Kassenfehlbestände oder negative Kassenbestände ermittelt oder sind etwa private Kasseneinlagen nicht nachvollziehbar, kann die gesamte Kassenbuchhaltung verworfen werden. In diesem Fall hat das Finanzamt das Recht, die baren Geschäftsvorfälle zu schätzen. Es werden also in der Regel Einnahmen hinzugeschätzt, die nicht nur den steuerpflichtigen Gewinn erhöhen, sondern auch der Umsatzsteuer zu unterwerfen sind. So können kleine Fehler in der Kassenbuchhaltung zu ganz erheblichen steuerlichen Konsequenzen führen. Nach alledem ist eine einwandfreie Kassenführung durch das Unternehmen von ganz elementarer Bedeutung.

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